PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La sociedad TRANSPORTADORA DE CARGA ANTIOQUIA S.A.S., es una organización del sector privado, dedicada al servicio de transporte de carga terrestre, y servicios logísticos complementarios.

El objeto de este manual se encuentra enmarcado en las actuaciones de la empresa para el cumplimiento de la normatividad nacional en materia de Protección de Datos Personales, específicamente de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen. Su contenido ha sido puesto a disposición de los diferentes Grupos Sociales Objetivo de la empresa, cuyos datos personales deban ser tratados por esta para el ejercicio de su objeto social.

Como parte de su compromiso con el tratamiento responsable de los datos de sus Grupos Sociales Objetivo, la empresa manifiesta que regirá todas sus actuaciones por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, y demás definidos por la Ley.

Además, garantizan  habilitar medios para el ejercicio de los derechos por parte de todas las personas que, en desarrollo de las diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a Carga S.A.S. cualquier tipo de información o dato personal, siendo posible que la conozcan, actualicen, rectifiquen y/o supriman. Los medios por los cuales los titulares de los datos personales puedan ejercer sus derechos se especifican en este Manual.

 

PREMISAS DE PROTECCIÓN DEL DATO PERSONAL COMO INFORMACIÓN

·         Actualmente la información de la empresa constituye uno de sus principales activos a proteger.

·         La información puede ser propia (Transportadora de Carga Antioquia SAS.) o de terceros.

·         La ley comercial obliga a los administradores a guardar la debida diligencia en el cuidado de los activos sociales.  Estos activos pueden ser tangibles o intangibles.

·         La información es un activo intangible.

·         El Dato Personal de los titulares del dato que se encuentra en las bases de datos de la compañía son un activo intangible de valor y que debe protegerse legalmente por la compañía.

POLITICAS LEGALES Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE.

Este documento fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y el Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”, la Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio, el Decreto único 1074 de 2015, la Resolución N° 76434 de 2012 de la Superintendencia de Industria y Comercio, Decreto 255 de 2022,  Decreto 115 de 2017A esta Política le serán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores o las que sean expedidas con posterioridad a la entrada en vigor del presente manual de protección de datos personales.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Este manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que tenga en su poder la sociedad TRANSPORTADORA DE CARGA ANTIOQUIA S.A.S. en adelante CARGA S.A.S., en calidad de responsable o de encargado.  

ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS.

Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos que tenga en su poder la compañía, las cuales serán registradas de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012” y la Circular Externa 002 de 2015 que “Adicionó el Capítulo Segundo en el Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio”, cuyo período de vigencia se contará desde la fecha de la autorización y hasta el cese de las operaciones de la sociedad.

ARTÍCULO 4. OBJETO.

Por medio del presente documento se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los Responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como lo estipulado por el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas y el Decreto 886 de 2014, que regula lo relacionado al Registro Nacional de Bases de Datos. Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CARGA S.A.S., a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios. 

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES.

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por la responsable dirigida al titular del dato personal para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas del tratamiento de información personal que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
7. Dato público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
8. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
10. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
13. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de estos.

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS.

Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por CARGA SAS en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.

1. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por CARGA S.A.S. debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;

1. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

1. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

1. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de CARGA SAS en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

1. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento solo podrá hacerse por las personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. 

1. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de CARGA SAS., se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

CAPÍTULO II. AUTORIZACIÓN 

ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales suministrados a CARGA S.A.S., por cualquier medio, sea escrito, físico o digital requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de estos.  CARGA S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares de los datos.

La autorización en la recolección de DATOS SENSIBLES se realiza por cada titular del dato mediante autorización, en la cual se expresa que su autorización para el tratamiento será de forma voluntaria, con una vigencia de conservación hasta la terminación de la relación con el titular del dato o en su defecto hasta el tiempo que se indique respecto de relaciones especiales reguladas por contratos, reglamentos o la ley.

La autorización es el documento de prueba prevalente para el tratamiento de datos personales autorizados por el titular a favor de CARGA S.A.S., estos se comprometen a usar la información del titular con autorización previa, expresa e informada a través de mecanismos y/o medios de recolección como son: documento físico o electrónico (mensaje de datos: Internet, correo electrónico, télex, telefax), sitio web, de forma verbal (presencial o telefónica), o mediante cualquier otro formato o instrumento que permita su conservación y posterior consulta, a fin de probar que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido recolectados y almacenados en medios electrónicos o físicos.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2. b) Datos de naturaleza pública;
3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
4. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
5. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido recolectado y almacenados en la base de datos.  El formato para la autorización será elaborado por CARGA S.A.S., y será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por CARGA S.A.S.  Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

1. Quién recopila su información personal (responsable o encargado)
2. Qué recopila (datos que se recaban)
3. Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento)
4. Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados
5. Información al titular que no está obligado a proporcionar el dato y autorizar su tratamiento sino lo considera.

ARTÍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.

CARGA S.A.S. Adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos. 

ARTÍCULO 10. AVISO DE PRIVACIDAD Y USO DE INFORMACIÓN PERSONAL.

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales.  A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El Aviso de Privacidad de la Sociedad CARGA S.A.S. está disponible en la web www.carga.com.co, bajo el título Políticas de Privacidad y Uso de Información Personal. 

ARTÍCULO 11. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD.

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

1. La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento;
2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este,
3. Los derechos que le asisten al Titular del Datos Personal;
4. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
5. No obstante, lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

Con relación a los mismos, CARGA S.A.S, se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

• Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
• Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
• Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
• El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, siempre que no se trate de datos de naturaleza pública. No obstante, TRANSPORTADORA DE CARGA ANTIOQUIA S.A.S. o CARGA S.A.S., tiene en cuenta que la Ley no impone una prohibición absoluta del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, pues ello daría lugar a la negación de otros derechos superiores de esta población como el de la seguridad social en salud, esta interpretación no se encuentra conforme con la Constitución Política. De lo que se trata entonces, y lo que procurará TRANSPORTADORA DE CARGA ANTIOQUIA S.A.S. o CARGA S.A.S., en el Tratamiento de Datos Personales de menores, es de reconocer y asegurar la plena vigencia de todos los Derechos Fundamentales y prevalentes de esta población, incluido el hábeas data.

En conclusión, los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de Tratamiento por parte de TRANSPORTADORA DE CARGA ANTIOQUIA  S.A.S., siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus Derechos Fundamentales e inequívocamente se garantice la aplicación al principio del interés superior del menor, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular.

CAPÍTULO III. BASES DE DATOS.

 

ARTÍCULO 12. BASES DE DATOS

CARGA S.A.S., al momento de adoptar la política de protección de datos personales identificó la generación de Bases de Datos contentivas de Datos Personales y Archivos de su propiedad, dejando sin identificar las bases de datos impersonales que NO son reguladas por la Ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios. A su vez CARGA S.A.S., identifica subbases que depende de la base de datos principal, por tanto, no requieren un registro independiente tal y como se indica en la presente política.

Para la debida diligencia respecto de las bases de datos y archivo con contenido de datos personales, se identifican a continuación la denominación de las bases de datos, tipos de datos, duración, normatividad si se asocia y demás características que se expresan a continuación:

 

NOMBRE DE LA BASE DE DATOS Y DURACIÓN DE TRATAMIENTO	DATOS QUE CONTIENE Y TIPOLOGÍA
DENOMINACIÓN BASE DE DATOS: No. 1. CLIENTES: Se entiende como la a Base de Datos que se conforma mediante la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales obtenidos al iniciar la relación contractual, previamente o durante la ejecución de la misma, esta base de datos tiene su uso principal en los archivos digitales de la compañía para la realización de seguimiento a proyectos, pagos, facturación, correos electrónicos enviados, contactos y documentos adjuntos que se hayan enviado a los clientes.   DURACIÓN: Los datos contenidos en esta base de datos son de duración indefinida o en su defecto hasta la eliminación que se indique mediante normatividad general y especial o hasta el momento en que sea requerida su eliminación por el titular de la información y ésta pueda ser eliminada en los casos contemplados en la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11. Se entiende que en cualquier tiempo y momento puede ser requerida la eliminación por el titular de la información o por un tercero con facultad y representación para hacerlo como lo dispone la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11, entendiendo que existen casos dónde aplica la permanencia del dato en CARGA S.A.S. siempre y cuando se encuentre regulado mediante normatividad general y especial en cuanto a la duración deberá dar cumplimiento a dicha permanencia.	DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO: Nombre completo, tipo de documento, número de identificación, fecha y lugar de expedición, correo electrónico, teléfono, dirección. En caso de ser una persona jurídica, los datos personales de sus representantes legales o personal administrativo encargado de la relación contractual o comercial.   TIPOLOGÍA: En esta base de datos se contienen datos públicos, semiprivados y sensibles.   MEDIO DE TRATAMIENTO: Automatizado
DENOMINACIÓN BASE DE DATOS: No. 2. PROVEEDORES: Se entiende como la Base de Datos que se conforma mediante la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales obtenidos al iniciar la relación contractual con los proveedores de bienes y servicios, nacionales e internacionales, su gestión contable, fiscal y administrativa, generación de cobros y pagos de facturas dentro de todos los procesos contables, financieros y operaciones económicas, tratamiento necesario para el desarrollo del objeto social de la compañía, comunicación, administración y dirección de esta.   DURACIÓN: Los datos contenidos en esta base de datos son de duración indefinida o en su defecto hasta la eliminación que se indique mediante normatividad general y especial o hasta el momento en que sea requerida su eliminación por el titular de la información y ésta pueda ser eliminada en los casos contemplados en la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11. Se entiende que en cualquier tiempo y momento puede ser requerida la eliminación por el titular de la información o por un tercero con facultad y representación para hacerlo como lo dispone la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11, entendiendo que existen casos dónde aplica la permanencia del dato en CARGA S.A.S. siempre y cuando se encuentre regulado mediante normatividad general y especial en cuanto a la duración deberá dar cumplimiento a dicha permanencia.	DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO: Nombres, número de identificación, correo electrónico, teléfono de contacto, Rut y cuenta bancaria, dirección. En caso de ser una persona jurídica, los datos personales de sus representantes legales o personal administrativo encargado de la relación contractual o comercial.     TIPOLOGÍA: En esta base de datos se contienen datos públicos, semiprivados y sensibles.   MEDIO DE TRATAMIENTO: Automatizados
DENOMINACIÓN BASE DE DATOS: No.3. EMPLEADOS: Se entiende como Base de Datos que se conforma mediante la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales obtenidos al iniciar la relación contractual y/o contenidos en las hojas de vida entregadas por el Titular que aspira a vincularse con CARGA S.A.S., en calidad de personal vinculado para las diferentes áreas que componen la compañía.    DURACIÓN: Los datos contenidos en esta base de datos son de duración indefinida o en su defecto hasta la eliminación que se indique mediante normatividad general y especial o hasta el momento en que sea requerida su eliminación por el titular de la información y ésta pueda ser eliminada en los casos contemplados en la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11.   Se entiende que en cualquier tiempo y momento puede ser requerida la eliminación por el titular de la información o por un tercero con facultad y representación para hacerlo como lo dispone la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11. Sin embargo la permanencia del dato en CARGA S.A.S., que se encuentre regulado mediante normatividad general y especial en cuanto a la duración deberá dar cumplimiento a dicha permanencia.	DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO: Numero de documento, fecha de expedición del documento, nombres y apellidos completos, fecha de nacimiento, sexo, RH, dirección, nacionalidad, domicilio, teléfono fijo y celular, correo electrónico, datos de cuenta bancaria, EPS, AFP, ARL, fondo de cesantías, caja de compensación, títulos de formación, estrato social, nivel educativo, estado civil, número de hijos que tiene, número de personas a cargo, tipo de vivienda, grupo étnico, estado civil, registro civil de matrimonio, exámenes médicos de ingreso y egreso, historia clínica, consumo de medicamentos.     TIPOLOGÍA: En esta base de datos se contienen datos públicos, semiprivados y sensibles.     MEDIO DE TRATAMIENTO:  Físico y Automatizado.
DENOMINACIÓN BASE DE DATOS: No. 4. SOCIOS: Se entiende como Base de Datos que se conforma mediante la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales de todos los socios/accionistas de CARGA S.A.S. tratamiento necesario para la comunicación, administración y dirección de la empresa.   DURACIÓN: Los datos contenidos en esta base de datos son de duración indefinida o en su defecto hasta la eliminación que se indique mediante normatividad general y especial o hasta el momento en que sea requerida su eliminación por el titular de la información y ésta pueda ser eliminada en los casos contemplados en la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11. Se entiende que en cualquier tiempo y momento puede ser requerida la eliminación por el titular de la información o por un tercero con facultad y representación para hacerlo como lo dispone la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11, entendiendo que existen casos dónde aplica la permanencia del dato en CARGA S.A.S. siempre y cuando se encuentre regulado mediante normatividad general y especial en cuanto a la duración deberá dar cumplimiento a dicha permanencia.	DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO: Nombre completo, tipo de documento, fecha y lugar de expedición, número de identificación, dirección, teléfono fijo y/o móvil, correo electrónico, ciudad, departamento, país.   TIPOLOGÍA: En esta base de datos se contienen datos públicos, semiprivados y sensibles.   MEDIO DE TRATAMIENTO: Física y Automatizada

 

PARÁGRAFO PRIMERO. FINALIDADES.

Los datos personales, (entiéndase públicos, semiprivados, privados, sensibles), podrán ser recolectados, almacenados, usados y tratados por CARGA S.A.S., de forma directa en su calidad de RESPONSABLE o a través de terceros como ENCARGADOS, para una o varias de las finalidades descritas de acuerdo a las necesidades del tratamiento y circulación mediante la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, supresión y eliminación en cumplimiento a los términos y condiciones plasmados en la presente política para la ejecución de las siguientes FINALIDADES:

1. Gestión de Clientes

En virtud del desarrollo de su objeto social, CARGA S.A.S. podrá realizar actividades relacionadas con la prestación de servicios de logística, transporte terrestre de carga y mercancías, almacenamiento, distribución, gestión de inventarios, y demás operaciones conexas o complementarias que faciliten el comercio y la industria de la sociedad. Esto incluye la coordinación de rutas, la administración de centros de acopio o bodegaje, la gestión de entregas, y en general, cualquier actividad relacionada directa o indirectamente con el transporte y la logística integral. Para la adecuada ejecución de sus actividades, CARGA S.A.S. podrá recolectar, almacenar, tratar y circular los datos personales de sus clientes, proveedores y demás terceros vinculados a sus líneas de negocio, con el fin de adelantar los procesos administrativos, operativos, comerciales, jurídicos y contables que se requieran. Estas actividades se desarrollarán conforme a las buenas prácticas en protección de datos y con el propósito de garantizar un servicio eficiente, seguro y respetuoso de los derechos de los titulares.

CARGA S.A.S. se reserva el derecho a conservar la información de los clientes para fines probatorios y contables, por un tiempo mínimo de tres (3) años, contados a partir de la solicitud de eliminación que el TITULAR realice ante el RESPONSABLE o mediante revocatoria de la autorización cuando exista vínculo legal, contractual u otro que fundamente la permanencia del dato en la base de datos. No obstante, CARGA S.A.S. podrá conservar los datos de forma indefinida, si así llegare a requerirlo. 

1. Gestión de publicidad y mercadeo:

El tratamiento de los datos personales por diferentes medios de comunicación como: correo electrónico, teléfono fijo y celular, mensajes de texto, aplicaciones de mensajería instantánea, redes sociales, domicilio físico y cualquier otro canal de comunicación que sea conocido y consentido por el titular del dato, se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión de publicidad y mercadeo que vincula a clientes, contratistas,  empleados, aliados y proveedores, para comunicación relevante relacionada con la operación de la empresa, así como para vender u ofrecer productos y servicios y cualquier otra actividad que sea previamente conocida y autorizada por el titular de los datos.

Para el proceso del desarrollo de las actividades de publicidad y mercadeo desplegadas por CARGA S.A.S., cuando se trate de datos correspondientes a niños, niñas y adolescentes, la recolección, tratamiento y circulación será autorizada por medio del representante legal del menor.

1. Gestión de Proveedores:

CARGA S.A.S., realizará el tratamiento de los datos personales para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual bajo la normativa vigente para el suministro de bienes y/o servicios que se requiera para el funcionamiento y ejecución del objeto comercial vinculado a CARGA S.A.S.

1. Gestión Humana

En el desarrollo de sus procesos, CARGA S.A.S. recolecta información de personas naturales para la selección de personal con la finalidad de realizar estudio de hojas de vida y posterior contratación. La recolección realizada por CARGA S.A.S. se hace mediante envío directo y voluntario de la hoja de vida por parte de los aspirantes a empleo al correo electrónico autorizado para ello, en forma física o mediante referido, autorizando y facultando previamente a CARGA S.A.S., para el tratamiento de sus datos en el proceso de selección.

Igualmente, en el momento de contratación, los datos personales serán tratados con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones de carácter laboral establecidas contractualmente. Además, el empleado reconoce que CARGA S.A.S. podrá evaluar a sus empleados para reducir el riesgo asociado al personal vinculado en cumplimiento del sistema de seguridad y salud en el trabajo.

En todo caso, quien se encuentra en proceso de selección o ya se encuentre vinculado, autoriza el uso de sus datos personales por parte de CARGA S.A.S. para confirmar la información relevante suministrada por el candidato y/o vinculado.

1. Contabilidad y facturación:

La recolección y tratamiento de los datos personales y/o corporativos por parte de CARGA S.A.S. se realizará para el desarrollo de los diferentes procesos de contabilidad y facturación de acuerdo con su objeto social y alianzas comerciales estratégicas.

1. Gestión De Socios:

En pro de una adecuada gestión administrativa se realizará la recolección y tratamiento de los datos personales de cada uno de los socios que integran CARGA S.A.S., para el desarrollo de las actividades propias que se vinculan a la calidad de socios de una empresa como lo indica el código de comercio colombiano y normas posteriores que lo integren, adicionen, modifiquen o deroguen.

1. Gestión Compras Nacionales, Internacionales e Importaciones: 

La recolección y tratamiento de los datos personales y/o corporativos de los proveedores nacionales e internacionales se podrá realizar por CARGA S.A.S., para el desarrollo del proceso de compras en el cual, además de insumos esenciales para la compañía y demás bienes que sean requeridos por CARGA S.A.S., para el desarrollo de su operación comercial.    

1. Formación y capacitación:

CARGA S.A.S., podrá realizar procesos de inducción a sus colaboradores, además de entregar herramientas para la incorporación exitosa del colaborador conforme a su cargo y las funciones relacionadas con este, así como procesos de capacitación para desarrollar las competencias necesarias para que las personas puedan ejecutar su labor y brindar espacios de aprendizaje para el afianzamiento de conocimientos y habilidades que enriquezcan la experiencia del trabajador en relación con su oficio o profesión.

1. Gestión de Servicios:

CARGA S.A.S. podrá recolectar, almacenar, tratar y circular los datos personales de cada uno de los clientes y proveedores a través del correo electrónico, con la finalidad de estandarización y optimización de servicios relacionados con los clientes, atención al cliente, recepción y gestión de requerimientos internos o externos sobre productos o servicios, gestión de peticiones, consultas, quejas o reclamos.

1. Analítica e indexación:

En virtud del desarrollo del objeto social de la sociedad, cualquier que sea su objeto social, siempre y cuando este sea lícito, CARGA S.A.S., puede recolectar, almacenar, usar, circular, indexar y analizar los datos personales de cada uno de los titulares en calidad de empleados, proveedores, clientes, aliados, contratistas o que tengan relación con esta, a través de los diferentes canales físicos y digitales, con la finalidad de realizar analítica de datos, establecer estrategias de marketing digital y físico, envío de publicidad digital y divulgación de publicidad, gestión de comunicaciones dirigidas a titulares determinados e indeterminados, operar entornos de comercio electrónico al servicio del titular.

1. Gestión de contratación sector público y privado:

CARGA S.A.S., realiza el tratamiento de los datos personales en pro del desarrollo del proceso de contratación tanto en el sector público como en el privado, independientemente de cuál sea la modalidad de contratación siempre se atenderá a la normatividad vigente aplicable para cada caso.

1. Gestión de riesgos y emergencias:

Realizar una adecuada gestión de riesgos que nos permita atender de manera oportuna y adecuada emergencias que puedan afectar la integridad física de los aspirantes a empleo, empleados, contratistas, proveedores generales y de servicios, clientes permanentes y prospectos y en general de cualquier visitante de las instalaciones que requerirá de información personal que permita a CARGA S.A.S., la carga ocupacional.

PARÁGRAFO SEGUNDO. TRATAMIENTO Y FINALIDAD ANTE DATOS SENSIBLES.

Por el uso, goce y funcionalidad de CARGA S.A.S., eventualmente podrían recolectarse datos personales de categoría sensibles de las personas con las que se posee relación, sea o no contractual, los cuales tienen un especial tratamiento y protección, CARGA S.A.S. podrá hacerse uso de estos datos sensibles cuando:

1. El Titular o su representante legal, entiéndase quien ejerce la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. Derecho del titular que se fundamenta en el art. 2.2.2.25.2.3. del decreto 1074 de 2015.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular o su representante legal, entiéndase quien ejercer la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. Cuando los datos sean obtenidos válidamente de una entidad de cualquier naturaleza y que por su cuenta y riesgo posea los datos personales, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

El tratamiento de datos sensibles se sujeta a las condiciones que establece la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, siempre y cuando se obtenga la autorización previa, expresa e informada del Titular de estos, la cual será obtenida de forma escrita, por medio físico o digital o grabación magnetofónica, y, en consecuencia, deberá quedar el soporte probatorio de la obtención de la autorización, desde el momento mismo del otorgamiento y la posterior consulta.

CAPÍTULO IV. DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 13. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CARGA S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CARGA S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento;
3. Ser informado por CARGA S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 14.  DEBERES DE CARGA S.A.S. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. 

CARGA S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra debidamente facultada, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y las demás normas aplicables sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, CARGA S.A.S., se compromete a cumplir de forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Garantizar que la información que se le suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Suministrarle al encargado del tratamiento, según el caso únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
6. Exigir del encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
7. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
8. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012;
9. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
10. Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo.
11. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
12. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
13. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
14. Designar a un área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO V. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de garantías, de verdaderos poderes jurídicos frente al responsable de los datos, los cuales, tanto le garantizan el poder de decisión y control que tiene sobre la información que le concierne, como su derecho a la protección de esta.  En adición, actúan como complemento del deber del responsable de cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la Ley, permitiéndole identificar aquellos casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a los mismos.

Para el ejercicio de los derechos, quienes podrán actuar de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013 son las siguientes personas: los titulares, los causahabientes, su representante o apoderado o las personas que actúen a favor de otro o para otro.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del usuario o cliente, podrá comunicarse con CARGA SAS:

• Email: cuentanos@carga.com.co.
• Teléfono fijo: (604) 296 99 80 (Sabaneta, Antioquia, Colombia)
• 3117222222.
• Horario de atención de lunes a viernes de 7:00 am a 12:30 m y de 1:30 pm a 5:00 pm.

ARTÍCULO 15. DERECHO DE ACCESO.

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, CARGA S.A.S., garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:

1. La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.

1. La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.

1. La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de CARGA S.A.S., de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

PARÁGRAFO: CARGA S.A.S., garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.  Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

ARTÍCULO 16. CONSULTAS.

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares, sus causahabientes o su apoderado podrá consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, CARGA S.A.S., garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, sus causahabientes o a su apoderado, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales CARGA S.A.S., garantiza: 

1. Que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.
2. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

ARTÍCULO 17. RECLAMOS.

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular, sus causahabientes o apoderado que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 o cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

2013. a) El reclamo lo podrá presentar el Titular, sus causahabientes o su apoderado, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

1. b) Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido a CARGA S.A.S., éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.

1. c) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

1. d) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a CARGA S.A.S la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su titularidad.

1) Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:

1. a) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
2. b) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
3. c) Por estipulación a favor de otro o para otro.
4. d) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

2) La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por CARGA S.A.S., señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. a) El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
2. b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3. c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales, el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
4. d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

PARÁGRAFO PRIMERO. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. CARGA S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. CARGA S.A.S., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. CARGA S.A.S., podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web. Cada vez que CARGA S.A.S., ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los Titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

PARÁGRAFO SEGUNDO. SUPRESIÓN DE DATOS. El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a CARGA S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

1. a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el presente Política de Protección de Datos Personales.
2. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

PARÁGRAFO TERCERO. EJERCICIO DEL DERECHO DE SUPRESIÓN. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CARGA S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando:

1. a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, CARGA S.A.S., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. 

ARTÍCULO 19. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, CARGA SAS deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que CARGA S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal, no podrá ser revocado.

Los mecanismos o procedimientos que CARGA S.A.S., establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.

Por otro lado, son varios los medios y/o las razones por los cuales la sociedad CARGA S.A.S. recolecta datos personales; esto es, para la prestación de servicios y/o vinculación a los diferentes productos de la compañía, por lo que es posible que el titular del dato personal proporcione datos en diferentes procesos para vinculación de diferentes productos y/o servicios y que por tanto se encuentre en diferentes bases de datos de la misma sociedad.  Esto, por tanto, implica que el titular se encuentre en diferentes bases de datos, por lo que deberá tener esto en cuenta tanto en el momento de la vinculación, registro, actualización y/o retiro, pues si se retira de una base de datos de la compañía y no de las demás es posible que por ejemplo le llegue a través de los canales de contacto informados en el momento del recaudo información de los demás productos respecto de los cuales no se retiró de la base de datos.  Por favor ser muy preciso al momento de la desvinculación de las bases de datos precisando de cuales se retira.

CAPÍTULO VI.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 20. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, CARGA S.A.S., adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

ARTÍCULO 21. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.

CARGA S.A.S., mantendrá protocolos de seguridad obligatoria para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

2013. Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
2014. Funciones y obligaciones del personal.
2015. Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
2016. Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
2017. Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
2018. Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.
2019. El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización de este.
2020. El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

 

PARÁGRAFO: SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

TRANSPORTADORA DE CARGA ANTIOQUIA S.A.S. o CARGA S.A.S., adoptará todas las medidas técnicas, tecnológicas, jurídicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.

 

Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a:

• Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.
• Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.
• Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente.
• Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados.
• Monitoreo periódico de actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos.
• Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal autorizado.

CAPÍTULO VII. DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 22. TRANSPORTADORA DE CARGA DE ANTIOQUIA S.A.S. o CARGA S.A.S., designa al Área de Servicio a Externos para que en adelante asuma, en adición a sus otras funciones, la de garantizar la protección de datos personales a los Titulares y darles trámite oportuno a sus solicitudes. Estas funciones se desarrollarán con el soporte de las áreas estratégicas, misionales y de apoyo de la Organización para adoptar, implementar y cumplir las directrices de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y aquellas que los adicionen, regulen o modifiquen.

Se recuerda también que, para cualquier efecto o ejercicio de los derechos en Datos Personales, TRANSPORTADORA DE CARGA ANTIOQUIA S.A.S., con NIT 890.935.085-8, establece como canales de comunicación con los Titulares: Comunicación escrita y/o por cualquiera de los canales que ésta ha dispuesto para la gestión del tratamiento de datos personales, que a continuación se explican.

El domicilio de contacto de la empresa para el efecto se encuentra en la Ciudad de Sabaneta, Departamento de Antioquia (Colombia), ubicado en la Calle 79 Sur N° 47 E 10. Teléfonos de contacto: (+57) (604) 2969980; 3117222222 Correo electrónico: cuentanos@carga.com.co.

Toda novedad sobre estos datos de contacto y/o sobre la Política de Tratamiento de Datos Personales y demás habilitaciones legales que en la materia se requieran, será oportunamente comunicada a través de la página web de la empresa www.carga.com.co.

ARTÍCULO 23. CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN.

Para cualquier efecto o ejercicio de los derechos en Datos Personales, TRANSPORTADORA DE CARGA ANTIOQUIA S.A.S., con NIT 890.935.085-8, establece como canales de comunicación con los Titulares: Comunicación escrita y/o por cualquiera de los canales que ésta ha dispuesto para la gestión del tratamiento de datos personales, que a continuación se explican. El domicilio de contacto de la empresa para el efecto se encuentra en la Ciudad de Sabaneta, Departamento de Antioquia (Colombia), ubicado en la Calle 79 Sur N° 47 E 10. Teléfonos de contacto: (+57) (604) 2969980; 3117222222; Correo electrónico: Correo electrónico: cuentanos@carga.com.co.

Finalmente se confirma que toda novedad sobre estos datos de contacto y/o sobre este Manual de Políticas sobre Tratamiento de Datos Personales y demás habilitaciones legales que en la materia se requieran, será oportunamente comunicada a través de la página web de la empresa www.carga.com.co.

ARTÍCULO 24. VIGENCIA. El presente manual rige a partir del 29 de abril de 2020, la cual consolida las versiones publicadas anteriormente y los términos y condiciones de www.carga.com.co, publicados con anterioridad.

Este Manual con Políticas para el Tratamiento de Datos Personales tiene como fecha de entrada en vigencia, la especificada en el control de versiones al inicio de este documento. Las áreas de TRANSPORTADORA DE CARGA ANTIOQUIA S.A.S. especialmente impactadas fueron informadas de estas disposiciones de manera previa a su publicación, y TRANSPORTADORA DE CARGA ANTIOQUIA S.A.S. realizó un trabajo colectivo orientado a difundir los aspectos relevantes de esta nueva normativa. Este trabajo de cultura, educación e información se seguirá adelantando a lo largo de la vigencia de la nueva Ley.

Ver Manual de Protección de Datos personales y procedimientos de datos personales de “CARGA SAS”, dando CLICK aquí: Manual de Protección de Datos personales.